各學(xué)院、機(jī)關(guān)各部門，各附屬醫(yī)院，各中心、研究院：
經(jīng)2022年第23次校長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)，現(xiàn)將《福建醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
福建醫(yī)科大學(xué)
2022年7月9日
福建醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作，推動(dòng)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、信息化，全面保障檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等文件，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案是指學(xué)校職能部門（單位）及其個(gè)人在從事黨政管理、教學(xué)、科研、招生及其他社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式、不同載體的歷史記錄。
第三條 檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)一并做好檔案收集整理歸檔工作。
第四條 學(xué)校檔案分為一級(jí)檔案和二級(jí)檔案，列入學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的為一級(jí)檔案，部門（單位）自行管理的為二級(jí)檔案。部門（單位）應(yīng)當(dāng)分別以年度和項(xiàng)目為單位，收集整理二級(jí)檔案。
第二章 職責(zé)分工
第五條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)是保存和利用一級(jí)檔案的專門機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)如下：
（一）負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度并推動(dòng)落實(shí)；
（二）負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)國(guó)家、上級(jí)有關(guān)檔案工作政策法規(guī)和具體要求；
（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校各類檔案及有關(guān)資料；
（四）負(fù)責(zé)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)學(xué)校檔案信息資源；
（五）負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息化建設(shè)；
（六）負(fù)責(zé)學(xué)校檔案開(kāi)放和利用，利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)。
（七）負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
（八）負(fù)責(zé)組織人員參加國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)，開(kāi)展檔案理論與業(yè)務(wù)研究。
（九）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促、檢查學(xué)校各部門（單位）二級(jí)檔案建設(shè)。
第六條 學(xué)校各部門（單位）是檔案形成機(jī)構(gòu)，應(yīng)至少指定1名工作人員負(fù)責(zé)檔案工作并報(bào)備學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)。部門（單位）檔案工作人員應(yīng)當(dāng)配合學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)做好一級(jí)檔案收集整理工作，同時(shí)做好部門（單位）二級(jí)檔案工作。
第三章 檔案歸集
第七條 學(xué)校對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)行同步歸檔。學(xué)校一級(jí)檔案分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、招標(biāo)采購(gòu)檔案、會(huì)計(jì)檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、出版物檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、干部人事檔案、領(lǐng)導(dǎo)干部廉政檔案、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案等十三類。
干部人事檔案、領(lǐng)導(dǎo)干部廉政檔案等根據(jù)需要，可以直接委托業(yè)務(wù)主管部門管理。
學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)和委托管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)前款規(guī)定的不同類型制定管理規(guī)定，明確歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和基本要求。
第八條 學(xué)校一級(jí)檔案以本校形成的不同載體、形式的材料為主，特別是全局性、綜合性的材料應(yīng)當(dāng)歸檔；上級(jí)和外單位針對(duì)學(xué)校指令性、指導(dǎo)性的文件材料及重要來(lái)文、來(lái)電、來(lái)函，可以作為學(xué)校一級(jí)檔案予以歸檔。
第九條 學(xué)校一級(jí)檔案實(shí)行材料形成部門（單位）立卷歸檔制度。部門（單位）檔案人員應(yīng)當(dāng)遵照各類檔案管理規(guī)定，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
學(xué)校有關(guān)部門（單位）對(duì)科研成果、產(chǎn)品研制、基建工作、貴重儀器設(shè)備等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)當(dāng)通知學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)安排有關(guān)檔案工作人員參加。鑒定和驗(yàn)收環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)文件材料不符合檔案管理有關(guān)規(guī)定的，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)不予通過(guò)。
第十條 學(xué)校教職醫(yī)護(hù)員工在非公務(wù)活動(dòng)中形成的重要材料，學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)在征得個(gè)人同意后，可以按照征集、代管等形式進(jìn)行管理。鼓勵(lì)教職醫(yī)護(hù)員工向?qū)W校檔案管理機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)有保存價(jià)值的檔案。
第十一條 學(xué)校部門（單位）撤銷時(shí)，應(yīng)對(duì)撤銷前形成的檔案進(jìn)行整理，移交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)。部門（單位）合并時(shí)，檔案工作由合并后的部門（單位）負(fù)責(zé)。部門（單位）分立時(shí)，若原部門（單位）存續(xù)，檔案工作由存續(xù)部門（單位）負(fù)責(zé)。
第十二條 學(xué)校有關(guān)部門（單位）應(yīng)當(dāng)在每年3月份，嚴(yán)格依照各類檔案管理規(guī)定做好上一年度檔案的移交工作。如有特殊情況，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)授權(quán)，可提前或延期移交。
第四章 檔案保管
第十三條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格做好一級(jí)檔案的接管工作，及時(shí)對(duì)移交的檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號(hào)。
第十四條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定確定檔案保管期限。保管期滿，會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，開(kāi)展檔案鑒定和銷毀工作。
第十五條 保管學(xué)校一級(jí)檔案必須配置專用庫(kù)房，按照行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)庫(kù)房并配備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防磁、防高溫和防強(qiáng)光等設(shè)施。學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期檢查一級(jí)檔案保管情況，第一時(shí)間消除安全隱患；特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并及時(shí)處置。
存放涉密檔案應(yīng)設(shè)有專門庫(kù)房。存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。
第十六條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止一級(jí)檔案破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的一級(jí)檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)特別重要的一級(jí)檔案和破損、褪色修復(fù)的一級(jí)檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，轉(zhuǎn)化為電子檔案保管。
第十七條 部門（單位）檔案工作人員應(yīng)當(dāng)做好所屬二級(jí)檔案保管工作，及時(shí)梳理規(guī)整各類檔案，定期檢查檔案保管情況，及時(shí)解決存在問(wèn)題。部門（單位）負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)為檔案工作提供必要條件，督促所屬檔案工作人員履職盡責(zé)。
第五章 檔案利用
第十八條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，主動(dòng)開(kāi)發(fā)一級(jí)檔案信息資源并做好利用工作。
第十九條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，按照國(guó)家、上級(jí)和行業(yè)有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作有關(guān)報(bào)表和材料。
第二十條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校一級(jí)檔案。
屬于下列情況之一的，不對(duì)外公布：
（一）涉及黨和國(guó)家秘密的；
（二）涉及專利、技術(shù)秘密的；
（三）涉及個(gè)人隱私的；
（四）學(xué)校規(guī)定限制利用的。
第二十一條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。
外國(guó)人或者外國(guó)組織利用學(xué)校已開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)上級(jí)有關(guān)主管部門介紹以及分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十二條 學(xué)校各部門（單位）及其個(gè)人查閱、摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱涉及尚未公開(kāi)的作品、科研成果等內(nèi)容的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱涉及重大問(wèn)題或國(guó)家秘密的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。
第二十三條 重要、珍貴的一級(jí)檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供。
第二十四條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式，開(kāi)展檔案宣傳教育工作和檔案編研工作。出版檔案史料和對(duì)外公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成部門（單位）同意，并報(bào)請(qǐng)分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)審批。
第六章 檔案信息化
第二十五條 檔案信息化應(yīng)當(dāng)納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃。學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)大力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化工作，逐步開(kāi)展一級(jí)檔案數(shù)字化掃描和信息轉(zhuǎn)錄工作，有序推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化、知識(shí)化管理。
第二十六條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)和信息部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通，協(xié)同推進(jìn)數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫銜接，互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源跨部門共享利用。
第二十七條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)接收一級(jí)電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的檢測(cè)后方可辦理移交手續(xù)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全。
第七章保障措施
第二十八條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展檔案工作人員交流培訓(xùn)，不斷提高學(xué)校檔案工作人員業(yè)務(wù)能力。
第二十九條 學(xué)校設(shè)立檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案管理機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。
第三十條 學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)可以針對(duì)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的部門（單位）和個(gè)人，提請(qǐng)學(xué)校予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第三十一條 有下列行為之一的，學(xué)校有關(guān)部門可以依據(jù)職權(quán)，依法依規(guī)對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理：
（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；
（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第八章 附則
第三十二條 專項(xiàng)檔案管理有關(guān)規(guī)定由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際工作需要，另行印發(fā)。
第三十三條 學(xué)校二級(jí)單位（含學(xué)校所屬企業(yè)）可以參照本辦法管理所屬檔案，也可以結(jié)合本辦法出臺(tái)檔案管理有關(guān)制度。
第三十四條 本辦法由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。
第三十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行，上級(jí)文件另作規(guī)定的，從其規(guī)定。《福建醫(yī)科大學(xué)檔案工作規(guī)定》（閩醫(yī)大〔2003〕文212號(hào)）、《福建醫(yī)科大學(xué)電子文件歸檔管理暫行規(guī)定》（閩醫(yī)大〔2006〕249號(hào)）同時(shí)廢止。
